Vem ska bjudas på julfesten: personal, kunder eller båda?

Vem som ska bjudas på julfesten avgörs av vad firandet ska åstadkomma. Vill ni tacka kollegorna för året är det personalen som bjuds. Vill ni tacka utåt och stärka relationer inför årsskiftet blir det kunder och partners. Vill ni båda går det att kombinera, men det kräver lite mer eftertanke.

De tre vägarna i korthet:

• Bara personalen. Ett internt tack, en avslappnad ton och tid för kollegorna att umgås.
• Kunder och partners. Ett tack utåt där ni är värdar och kvällen speglar hur ni vill bli uppfattade.
• Båda. Ett gemensamt tillfälle, eller en kväll i två delar, där grupperna möts.

När syftet är klart återstår några frågor som brukar avgöra resten:

• Vilken budget per person har ni att röra er med?
• Hur många ryms i den lokal ni tänker er?
• Ska kvällen kännas intern eller representativ?
• Vilka gränsfall finns, som respektive, konsulter eller tidigare kollegor?

Svaren påverkar gästantalet, och gästantalet påverkar meny, format och offert. Därför lönar det sig att landa gästlistan i stora drag innan detaljerna planeras.

Ett firande enbart för personalen passar när syftet är att säga tack för året och ge kollegorna en stund tillsammans utan arbetsroller. Tonen kan vara lättare, och kvällen behöver inte ta hänsyn till gäster utifrån.

Det interna firandet passar ofta extra bra när:

• året har varit intensivt och gruppen behöver landa tillsammans
• många nya har börjat och behöver lära känna resten
• avdelningar som sällan ses ska få mötas

Även ett internt firande kräver beslut om vilka som räknas in. Några grupper brukar väcka frågor:

• Deltidsanställda och timanställda. Ska alla med anställning bjudas, oavsett omfattning?
• Föräldralediga och sjukskrivna. Många uppskattar att bli tillfrågade, även om de tackar nej.
• Nyanställda. Gäller inbjudan den som börjar strax före eller efter julen?

Det finns inget rätt svar. Men det hjälper att bestämma en princip och kommunicera den tydligt, så att ingen känner sig bortglömd. Det viktiga är att kvällen upplevs som ett tack till hela gruppen.

Helheten kring personalens firande, från mingel till sittande middag, beskriver vi på sidan om julfest för personalen.

Externa gäster passar när syftet är att tacka kunder och samarbetspartners för året och bygga relationer inför årsskiftet. Då blir julfesten ett sätt att visa uppskattning, och ni går från att vara kollegor som firar till att vara värdar.

Det förändrar några saker:

• Värdskapet. Någon behöver ta emot, presentera och se till att gästerna känner sig välkomna. Det blir en uppgift för er, inte bara en kväll att njuta av.
• Tonen. Kvällen blir mer representativ. Det påverkar allt från inbjudan till hur länge festen pågår.
• Maten och serveringen. Med gäster utifrån blir det ofta viktigare att menyn känns genomtänkt och att serveringen fungerar utan att ni själva behöver hålla i den.

Fundera också på vilka kunder och partners som bjuds. En smal inbjudan till nyckelrelationer ger en annan kväll än en bred inbjudan till alla ni samarbetat med under året. Båda kan vara rätt, men de ger olika gästantal och olika förväntningar.

Hur ett sådant upplägg kan se ut beskriver vi på sidan om julfirande för kunder och partners.

Det går att bjuda personal och kunder samma kväll, men det är en avvägning mellan att samla alla och att låta varje grupp få det den behöver.

Fördelar

• Kollegor och kunder möts i en annan miljö än vardagens.
• Ett tillfälle att planera i stället för två.
• Fler medarbetare får träffa de kunder och partners de arbetar för.

Nackdelar

• Tonen blir mer formell, och många medarbetare kan uppleva att de är i tjänst snarare än firar.
• Personalens eget tack kan få mindre utrymme.
• Gästantalet växer, vilket påverkar lokal, meny och budget.

Alternativ att fundera på

Två separata tillfällen är det tydligaste: en kväll för kunder och partners och en för personalen. Ett annat sätt är en kväll i två delar, där den första är mer formell med externa gäster och den andra är friare för kollegorna. Vad som passar beror på hur många ni är, vilken lokal ni har och hur mycket tid ni vill lägga.

Oavsett väg hjälper det att bestämma i förväg vilken del av kvällen som är personalens, så att tacket till kollegorna inte försvinner.

Gränsen för respektive, konsulter och tidigare kollegor sätts bäst utifrån syftet med kvällen, inte utifrån vad som brukar göras. Det finns inga regler, men några frågor gör beslutet enklare:

• Syftet. Är kvällen ett tack till dem som gjort jobbet? Då kan konsulter som arbetat nära gruppen höra hemma där. Är den en stund för kollegorna? Då kan respektive göra kvällen mer privat än avsett.
• Budget per person. Varje ny grupp på listan påverkar totalen. Ibland är det bättre att lägga budgeten på färre gäster.
• Lokalens storlek. Ett kontor som rymmer personalen gör kanske inte det med respektive.
• Känslan. Ska kvällen kännas intern, eller är det en öppnare tillställning?

Tidigare kollegor och pensionärer är ofta en fråga om kultur. Vissa arbetsplatser bjuder in dem för att hålla kontakten, andra håller firandet till dem som är anställda nu.

Varje grupp ni lägger till förändrar gästantalet, och därmed meny, serveringsform och offert. Bestäm därför gränserna tidigt.

Tänk också på att skattereglerna skiljer sig mellan anställda och externa gäster, som respektive, konsulter och kunder. Vi ger inga skatteråd. Aktuella regler finns hos Skatteverket.

Gästlistan styr i praktiken de flesta beslut som följer: format, lokal, servering och mat.

Format

Ett mindre sällskap kan passa en sittande middag med flera serveringar. En större eller mer blandad grupp passar ofta mingel med plockmat eller buffé, där gästerna rör sig fritt. Är ni osäkra på om det ska vara ett julbord eller en hel kväll med mer än maten finns en genomgång i artikeln julbord eller julfest.

Lokal

Antalet avgör om kontoret räcker eller om ni behöver en annan lokal. Vad som krävs av lokalen och vad vi tar hand om beskriver vi på sidan om julbord i er egen lokal.

Leverans eller servering

Vårt uppdrag kan vara allt från ren leverans till full planering och servering på plats. Med externa gäster eller ett större sällskap kan det vara skönt att ha servering, så att ingen av er behöver stå bakom bordet.

Mat och specialkost

Ju fler och mer blandade gäster, desto fler önskemål. Vegetariska och veganska alternativ samt anpassning för specialkost och allergier erbjuder vi alltid, men det fungerar bäst när önskemålen samlas in tidigt, gärna i samband med inbjudan. Menyn anpassar vi efter tillfälle, gästantal och serveringsform. För en blandad grupp kan vårt italienska kök, med antipasti, pasta och risotto, vara ett alternativ eller komplement till det klassiska julbordet.

Gästlistan behöver inte vara slutgiltig för att ni ska kunna börja. Ett ungefärligt antal räcker för att vi ska kunna föreslå meny och upplägg.